¿Cómo realizar con éxito el Estado de Información No Financiera?

Y para realizarlo, durante 2021, las organizaciones obligadas a ello deben recopilar toda la información imprescindible para confeccionar este informe conforme a los requerimientos establecidos en la propia legislación. Este documento, denominado ‘Estados de Información no Financiera’ (y conocido también como Informe de Sostenibilidad) deberá acompañar a las Cuentas Anuales de la sociedad en la inscripción en el registro mercantil en 2022.

El Estado de Información no Financiera supone una oportunidad para todas aquellas empresas que afrontan su futuro inmediato en un contexto donde las tendencias de sostenibilidad se afianzan y donde el marco legal y la sociedad en su conjunto demandan a las organizaciones enfoques estratégicos sin ambigüedades y con un tratamiento altamente profesionalizado en este ejercicio de trasparencia y buen gobierno.

Pero se trata de algo que no está exento de trabajo. Las estructuras de las compañías de más de 250 empleados deberán trabajar de forma coordinada para culminar de forma exitosa este requerimiento. Sin embargo, si la empresa dispone de alguna certificación en IQNet SR 10, Reglamento EMAS, Igualdad de Género, Global Reporting Initiative (GRI), o Nomas ISO 14001, ISO 45001, ISO 9001, Compliance, Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), buena parte de ese trabajo ya estaría hecho puesto que mucha información, tanto cualitativa como cuantitativa, vendrá dada en gran medida a través de estos sistemas de gestión.

Elaboración del informe

En concreto, para elaborar de forma adecuada el Estado de Información No Financiera, conviene identificar, a principios de año, qué es preciso reportar y, además, estar preparados para que el trabajo sea lo más ordenado posible. Las empresas de más de 250 empleados deberán, por ello, ser capaces de realizar este informe en los primeros meses de 2022 y verificarlo de forma satisfactoria.

En este sentido, es importante tomar en consideración y seguir una serie de pasos. En primer lugar, resulta conveniente consultar las memorias de algunas grandes compañías y, si es posible, las de empresas del mismo sector de actividad.

También es necesario identificar dentro de la organización quién será la persona que liderará este proyecto. Aunque lo habitual es que lo dirija el responsable de Responsabilidad Social Corporativa o, de no existir este, el responsable financiero o de Recursos Humanos, es importante que cualquiera de los tres cuente con la ayuda de muchos otros departamentos puesto que la información que requiere el informe es muy transversal a toda la organización.

El tercero de los pasos es formar al equipo de trabajo. En este sentido, AENOR dispone de cursos y talleres específicos para la elaboración de estados de información no financiera. Teniendo en cuenta que este informe se elaborará todos los años, esta formación se puede considerar una inversión que retornará en un trabajo más eficiente.

Posteriormente, se debe realizar un análisis preliminar de la situación y ver qué partes del reporte de información no financiera están bien estructuradas y sobre cuáles se debe trabajar.

En quinto lugar, es preciso identificar en la organización a la persona que dará los contenidos cuantitativos y cualitativos de cada una de las temáticas que requiere el reporte.

Otra consideración relevante es recopilar la información a lo largo de todo el año para consolidarla en el Estado de Información No Financiera. Además, también se debe señalar claramente qué se va a recopilar cada mes o trimestre e ir almacenándolo y enviando la información al área que prepara el Informe de Sostenibilidad.  De esta forma, el informe no se elaborará de forma precipitada dado que los datos más relevantes habrán sido extractados a lo largo de todo el ejercicio. Así se conseguirá con mayor facilidad trasladar la información al documento final y la redacción del informe no será un proceso complicado, asegurando, además, que los datos que incluimos son fiables. Es muy importante que, además de realizar esa compilación de datos a lo largo del año, guardemos las fuentes de donde proceden porque en el proceso de verificación externa obligado por ley, entre otras rutinas, en la verificación se comprobará el origen del dato y no solo la compilación del mismo

Y, por último, se debe valorar qué organización hará la verificación de los estados no financieros. Tras la elaboración del informe, este debe ser verificado por una entidad experta en la materia, con la mayor competencia técnica e independencia, como es el caso de AENOR.

Oportunidad para las empresas

Elaborar los Estados de Información No Financiera, además de una obligación para las empresas de más de 250 trabajadores, supone una oportunidad. Permitirá a las organizaciones ordenar aquellas iniciativas internas que tradicionalmente han estado desarrolladas de forma intermitente y sin una vinculación al marco estratégico de la compañía para ponerlas en valor y comunicarlas de forma estructurada a todos los grupos de interés (clientes, empleados, administraciones públicas, sindicatos, etc.), afianzando el atributo de sostenibilidad sobre su compañía.

Constituirá también una carta de presentación a sus grandes clientes para hablar su mismo lenguaje, realizando así un ejercicio de trasparencia a la sociedad en su conjunto que permitirá generar confianza en la organización.

Esta memoria debe presentarse anualmente y de forma pública. Debe contener información ambiental, social y relativa al personal, al respeto de los derechos humanos, a la lucha contra la corrupción y el soborno, así como a su relación con la sociedad. Según el Art. 49 del Código de Comercio, las empresas deberán elaborar un documento donde se recogerá información cualitativa y cuantitativa sobre todas estas materias, incluyendo una descripción de las políticas, procedimientos de diligencia debida aplicados para la gestión de los riesgos e impactos significativos identificados por la organización.

Asimismo, el informe aportará una descripción del modelo de negocio, entorno empresarial, su organización y estructura, los mercados en los que opera, sus objetivos y estrategias y los principales factores y tendencias que pueden afectar a su futura evolución. Y, finalmente, debe contener los principales riesgos relacionados con las actividades a corto, medio y largo plazo.

AENOR, verificador de referencia

Desde la entrada en vigor de la Ley 11/2018 de información no financiera y diversidad, AENOR se está consolidando como un verificador de referencia en el mercado. En este sentido, la entidad lleva más de 10 años verificando otras referencias voluntarias que esta normativa refiere como elementos de ayuda. Por ejemplo, es el caso de IQNet SR10; de las Memorias GRI (Global Reporting Initiative), a las que otorga un especial papel de referencia; del Reglamento EMAS; o de la Huella de Carbono, entre otras.

La entidad puede realizar la actividad de verificación externa puesto que cumple con la exigencia de independencia de acuerdo con las acreditaciones que la avalan. Además, no participa en procesos anteriores a la verificación del reporte, como su preparación.

AENOR, asimismo, basa sus metodologías de verificación de los Informes de Sostenibilidad en técnicas reconocidas internacionalmente y consolidadas en el ámbito de la sostenibilidad, como la desarrollada en ISO (International Organization for Standardization) conforme a la norma internacional de ‘ISO/IEC 17029 Evaluación de la conformidad – Principios generales y requisitos para los organismos de validación y verificación’  y de referencia mundial o como el índice de sostenibilidad DJSI (Dow Jones Sustainability Index).